失敗情報の記述 　自分のばやい

事象
三九郎の時、消防署の方へのお礼の仕方について、町会との取り決めがあったことが、正しく伝わっていなかった。

経過
三九郎が燃え終わり、消防署の方がお帰りになるとき、町会から一升のお酒を、PTAからは、ワンカップのお酒を差し上げることになっていた。が、お礼を差し上げるのに、ワンカップでは失礼ではないかと、町内の人に言われ、それもそうだと思い、その方から一升のお酒をお借りして、消防署の方に差し上げました。しかし、それを見ていた町会長さんが、どうしてそういうことをしたのかとご指摘がありまして、事情を説明いたしましたら、それは趣旨が違っていたことがわかりました。つまり、お礼のお酒は、町会とPTAで一緒に差し上げるという意味で、一升のお酒は、消防署に持っていき、その方が飲めるわけではない。ので、その方に飲んでいただくようにと、PTAでワンカップを用意するのだ。ということでした。

原因
引継ぎ書にそのことに関して明確に記していなかったので、どうしてPTAはワンカップでいいのか？疑問に思いながらも、例年そうなのだからと、あやふやなままであった。ちゃんと確認していれば、指摘していただいた方にきちんと説明ができたはずだ。
町会とPTAと一緒に差し上げるところを、別々に差し上げるようなことをしていたのかもしれない。傍から見ればそう見えたので、指摘されたのだ。

対処
長年繰り返し行われてきているなかで、どうしてそうなっているのかということが、だんだんと曖昧になってきてしまっていた。きちんと、こういうときはこういうわけでこうするということを、次の人に伝えていかなければならない。引継ぎ書にきちんと明記する。
お礼を渡す時は、町会長さんに一声かけて、一緒に渡すようにする。

総括
おそらく、私の前の人もなぜワンカップだけでよいのかまでわかっていた人はいなかったのではないだろうか？予算の関係くらいにしか思ってなかったかも。たしかにそうなのだけれども、形式だけは継承されてきたが、町会とのとりきめがあったという大事なことが伝わっていなかった。こういうことはだんだんと曖昧になりやすいのかもしれない。今回のことではっきりとわかったことは、次へもきっちりと伝えていかなくてはならない。

知識化
町会との大切なとりきめがある場合は、引継ぎ書にきちんと明記しなくてはならない。

本を見ながら、自分の失敗情報を作ってみた。知っていなければいけないはずのことが全然わかっていないと、ちぐはぐなことをやってしまうといういい例だと思う。毎年行われていることでも、地区の代表者は毎年違うし、皆やるのは、はじめてなのだから、肝心なことは、その都度伝えていかなければならない。ということを学んだ。